Bærekraft / Åpenhetsloven
Miljøfyrtårn
Elektro 4 AS er omfattet av Åpenhetsloven. Formålet med denne loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi skal sikre allmenheten tilgang på informasjon rundt våre prosesser i denne sammenheng.
Vi har igangsatt arbeidet med å utføre aktsomhetsvurderinger, kartlegge og evaluere negative konsekvenser, forankre ansvarlighet og igangsette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser.
Loven pålegger alle berørte virksomheter, herunder Elektro 4 AS, en informasjonsplikt og en plikt til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger. Dette er redegjort for i vedlagte rapport.
Vi er også Startbank/Achilles og Miljøfyrtårn sertifisert.
Se våre Miljøfyrtårnrapporter: 
Kunder, samarbeidspartnere og andre interessenter inviteres til å gi innspill om hvordan klima- og miljøpåvirkningen av våre varer/tjenester kan forbedres. Innspillene gir oss nyttig innsikt i hvilke behov og forventinger dere har til Elektro 4 og Teddy Elektro i årene fremover.
Har du spørsmål om dette – kontakt oss
Åpenhetsrapport
Aktsomhetsvurderinger Elektro 4 AS
Denne redegjørelsen gjelder for perioden juli 2022 – juni 2023.
Prosess for aktsomhetsvurderinger gjelder for Elektro 4 -gruppen som inkluderer datterselskapet Teddy Elektro.
Nøkkelinformasjon om selskapet
Elektro 4 AS er et selskap etablert innen elektrobransjen. Selskapet ble etablert i 2000, og er lokalt eid. Vi er en del av det organiserte arbeidslivet og er tilsluttet Næringslivets Hovedorganisasjon via NELFO. Vi er lokalisert i Vestfold og Telemark med hovedkontor i Skien. Selskapet har til sammen ca. 140 fast ansatte. Vi er en del av innkjøpsalliansen Elnett Gruppen, som inngår innkjøpsavtaler med grossister og enkeltstående leverandører. Datterselskapet vårt heter Teddy Elektro AS og holder til i Sandefjord.
Vårt driftsområde er tilknyttet bygg- og anleggsbransjen, og vi jobber spesifikt med elektrotekniske fag innen sterk og svak strøm. Vi tilbyr flere tjenester som omfatter blant annet belysning, elbillader, el-kontroll, enøk, solceller, alarm og sikkerhetsløsninger. Vi er ansett for å være en ledende aktør innen elektro i vårt lokale nedslagsfelt, og leverer alle typer elektriske anlegg med mål om å ha fremtidsrettede løsninger som er riktig for ditt hjem eller din bedrift. Vi ønsker derfor at alle våre kunder skal få en følelse av «fremtidsrettet trygghet», og her er ivaretagelse av åpenhetsloven sentral for å etterleve blant annet dette.
Elektro 4 har etiske retningslinjer nedfelt i vår HMS-håndbok, som beskriver hvordan vi forplikter oss og våre leverandører til handel i samsvar med konvensjoner vedtatt av FN og ILO for etisk handel. Vi jobber også aktivt for likestilling og mot diskriminering på grunnlag av blant annet kjønn, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, funksjonsnedsettelse og seksuell orientering. Dette skal kartlegges og følges opp jevnlig. Vi er også Startbank/Achilles og Miljøfyrtårn sertifisert.
Om leverandørkjeden
Elektro 4 har rundt 500 leverandører, hvor våre største leverandører er tilknyttet oss via Elnett Gruppen. Våre 4 største hovedleverandører står for ca. 38,5% av de totale leverandørpostene i regnskapet for 2022. Vi har ellers en del andre store leverandører, både lokale og landsomfattende, som leverer betydelig mengder med produkter og tjenester til selskapet. Med de lokale leverandørene forsøker vi å opprettholde langvarige forretingsrelasjoner.
Vi leier svært sjeldent inn arbeidskraft da vi som hovedsak benytter oss av faste ansettelser. Skulle det være behov for innleie, enten på grunn av behov for ekstern kompetanse, eller ved kortere behov på større prosjekter – har det ved få tilfeller blitt leiet inn arbeidskraft fra lokalt drevne selskaper/avdelinger innen samme bransje, hvor vi kjenner de etablerte selskapene godt. Det har ikke blitt benyttet bemanningsbyråer. Vi opererer i en bransje underlagt strenge krav og
2 restriksjoner, og ved å stort sett nytte oss av etablerte leverandører gjennom Elnett Gruppen og kjente lokale underleverandører, bidrar det til å redusere risiko i vår leverandørkjede.
Retningslinjer og rutiner for egen virksomhet og leverandørkjeden
Vi jobber aktivt for å fremme grunnleggende menneskerettigheter og for at de ansatte skal ha anstendig arbeidsforhold, gode arbeidsvilkår og et godt arbeidsmiljø. Målet er å etter beste evne unngå negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø.
Interne retningslinjer og rutiner skal sikre at grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold innad i selskapet blir fulgt. Dette er nedfelt i selskapets HMS-håndbok, som jevnlig oppdateres.
Krav fra myndigheter, arbeidsreglement, etiske retningslinjer, varslingsrutiner, strategi og sertifiseringer står sentralt i denne sammenheng. Fokusområder på operasjonelt nivå er vår HMS-håndbok, tett dialog med fagforening og tillitsvalgte, og HMS-ansvarlig sine jevnlige oppdateringer og info til ansatte. Vi har også fokus på innmelding av skader som oppstår i arbeidssituasjonen. Retningslinjer, regler og rutiner er kjent hos alle våre ansatte.
Varslingskanaler skal bidra til å avdekke negative konsekvenser, og vi har ukentlige møter for å ta stilling til eventuelle avvik ved for eksempel sikkerhetsutstyr. Vi benytter oss blant annet av et internkontrollsystem via Nelfosystemet «Integrator» som har en egen modul for innrapportering av skader etc. hvor hver enkelt kan melde inn skader/saker selv. Selskapet har også egen bedriftshelsetjeneste som står til disposisjon for de ansatte. Vi følger også tett langtidssykemeldte etc. med oppfølgingssamtaler og er i de tilfellene også i dialog med NAV.
I tillegg til egne retningslinjer og rutiner følger vi det som er pålagt oss via vår deltagelse i Elnett Gruppen AS, som har jobbet aktivt rundt åpenhetsloven. Dette kommuniserer Elnett Gruppen rundt vårt felles arbeid:
Code of Conduct og Etisk Handel Norge sine arbeidsprinsipper har vært fundamentet i våre samarbeidsavtaler siden 2019. Respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er derfor noe vi har jobbet strategisk og systematisk med fra tidligere. Da Åpenhetsloven tråde i kraft 1. juli 2022, satte vi i gang en prosess basert på OECDs veileder.
Elnett Gruppen har leverandørrevisjon som vi arbeider etter, der aktsomhetsvurderinger rundt leverandører er et av punktene. Det fortas årlig revidering rundt våre samarbeidspartnere der vi følger opp leverandører vi opplever usikkerhet rundt. De mottar et digitalt kartleggingsskjema, der vi finner en tiltaksplan for bevisst jobbing rundt områdene. Møter for kartlegging av leverandørkjeder og aktsomhetsvurderinger er igangsatt i rapporteringsperioden og vil arbeides med videre.
Aktsomhetsvurderinger
Vi i Elektro 4 har gjennom mange år opparbeidet gode rutiner for aktsomhetsvurderinger når det gjelder grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og etisk handel. Dette gjelder internt i bedriften, men vi forventer også at våre leverandører skal handle i overensstemmelse med regelverk og etiske retningslinjer. Vi har alltid foretatt strenge vurderinger av alle våre leverandører, samarbeidspartnere og øvrige aktører vi jobber med. Dette har basert seg på egen innhenting av informasjon, men også mye på vår nære kjennskap til lokalmarkedet og god kommunikasjon i bransjen. Vi har samarbeidet med andre aktører for å dele lokal kunnskap, relevant informasjon og erfaringer slik at vi sammen er rustet til å fatte de beste beslutningene når det kommer til valg av leverandører. Slik har vi kunnet foreta selvstendige vurderinger av hver enkelt aktør ut ifra hvorvidt de tilfredsstiller våre krav eller ikke.
I forbindelse med Åpenhetsloven har vi, som en del av innkjøpssamarbeidet «Elnett Gruppen AS», valgt å benytte oss av portalen til Ignite Procurement som er utarbeidet for å bidra til å håndtere kravene i loven. Dette er en database som omfatter alle de sentrale samarbeidsavtalene som er inngått av Elnett Gruppen, og som utgjør en høy prosentandel av våre hovedleverandører. Elnett Gruppen har kartlagt alle de store sentrale samarbeidspartene, men systemet er utformet slik at den også kan hjelpe oss med å produsere et spørreskjema for de aktuelle leverandørene som ikke er omfattet av den sentrale kartleggingen. Basert på svarene som blir gitt produserer den deretter en rapport og risikoscore for selskapet. Risikoscoren deler selskapene inn i fargekategoriene grønn, gul og rød ut ifra deres risikobilde. Informasjonen forteller oss om det er områder av spesiell bekymring, for eksempel når det kommer til geografisk risiko.
For de av våre lokale avtaler som ikke er fremforhandlet av Elnett Gruppen, vil vi i tråd med Åpenhetsloven utarbeide vår egen vurdering. Målet over tid er å etablere en konkret standard ved å formalisere våre overordnede krav og forventninger, slik at alle nye eller eksisterende avtaler må gjennomgå samme screeningprosess. I første omgang vil det være aktuelt å gjennomføre en vurderingsprioritering når det gjelder omsetning, risikobilde og egen påvirkningskraft. Her vil Ignite-portalen med tilhørende tilpasset spørreskjema i så fall bli brukt. Skjemaet har som formål å kartlegge omstendighetene hos leverandøren og avdekke eventuelle brudd. Ved at leverandørene plikter seg til å svare og underskrive disse skjemaene vil vi få en nøyere vurdering av leverandørene, men også forsikre oss om at det er forankret ansvar i leverandørbedriften. Slik ansvarliggjør det ikke bare oss, men også alle våre samarbeidspartnere.
Resultatene fra spørreskjemaet vil være et essensielt grunnlag for videre kartlegging av negativ påvirkning/brudd og innføring av tiltak. Det er derfor viktig at skjemaet fremhever de områdene vi i Elektro 4 vurderer som spesielt viktige når det kommer til risiko og mulig skade. Dette vil gjøre at det er lettere å trekke frem de leverandørene som er i risikosonen på diverse områder, og undersøke disse videre i aktsomhetsvurderingene.
Resultat av aktsomhetsvurderinger
Basert på resultatene som kommer frem av Ignite Procurement skjemaet og våre egne vurderinger vil vi deretter vurdere risikoområdene, slik stegene i aktsomhetsvurderingen er beskrevet.
Elnett Gruppen har gjennomført en initiell runde på alle sentrale samarbeidsavtaler. Der kom alle samarbeidspartnere ut i grønn sone og er dermed klarert, bortsett fra én som ble vurdert som gul. For leverandøren som ble vurdert i gul sone vil det si at de har en noe høyere score på enkelte risikoområder, og at det vil være aktuelt å undersøke dette selskapet nærmere og vurdere innførelsen av eventuelle tiltak.
På lokalt nivå er det få risikoområder, på bakgrunn av de godt utarbeidede forhåndsvurderingene som blir gjennomført. Det eneste nevneverdige risikoområdet per dags dato er innenfor solcellebransjen, som tidvis har vansker med å dokumentere opprinnelsesgarantier. Dette gjelder for alle aktørene i bransjen, og er desto mer utfordrende ettersom det er svært ettertraktede produkter med stor konkurranse og høyt press på pris. Her må bransjen som en helhet måtte gå inn for å kreve høyere standard og bedre rutiner på åpenhet.
Tiltak og resultat av tiltak
Gjennom validering, redusering og evaluering vil vi jobbe med resultatene som kommer frem av aktsomhetsvurderingene. Dersom det blir oppdaget brudd, mangler eller negativ påvirkning vil vi først og fremst validere informasjon og deretter vurdere muligheter for risikoreduserende tiltak. Her vil en aktiv dialog med aktuelle leverandører og samarbeidspartnere være høyt prioritert.
Selskapets fokus vil være å lage tiltaksplaner som legger til rette for bevisst jobbing rundt risikoområdene. Ignite Procurement plattformen har blant annet faste rutiner for oppfølging og tiltaksplaner. På lang sikt vil ikke bare aktsomhetsvurderingene hjelpe oss med å oppdage brudd og mangler, men også til at vi kan bidra positivt i bransjen ved å innføre risikoreduserende tiltak. Det vil derfor være viktig å vurdere om, og i hvor stor grad, vi har mulighet til å påvirke aktøren, og om vi eventuelt må vurdere å trekke oss ut og eventuelt bytte leverandør.
Sammen med de øvrige aktørene i Elnett Gruppen er vi bevisst i tiden framover på at fokus og krav som har med kartlegging av leverandørkjeder vil øke, og at vi er i en fase der vi utvikler oss og oppdager nye utfordringer. Vi tar utgangspunkt i at våre prosedyrer og arbeidsprosesser vil endres fortløpende basert på denne læringskurven for oss og våre samarbeidspartnere framover. Vi vil i hovedsak oppdatere vår rutine i tråd med Forbrukertilsynets veiledning og anbefalinger fra BNL og NELFO. Tiltakene forventes å bidra til økt bevissthet, samt mulighet til å fange opp risiko for brudd på de formål åpenhetsloven skal ivareta, og bidra til å rette opp negative konsekvenser der det er nødvendig.
Denne versjon av aktsomhetsvurderingene er godkjent av styret i Elektro 4 per 28.06.23
